Handleiding: Zo stel je een goede vaststellingsovereenkomst op

14 maart 2018

In 14 stappen naar een vaststellingsovereenkomst op maat

Met het doorlopen van deze handleiding stel je binnen een half uur een professionele en WW-vriendelijke (concept) vaststellingsovereenkomst op. Daarmee kan de arbeidsovereenkomst met wederzijds goedvinden beëindigd worden op een wijze die aansluit bij de persoonlijke wensen en situatie. Als werknemer kun je deze overeenkomst gebruiken om een beeld te krijgen van wat passend en verstandig kan zijn in jouw situatie. Als MKB-werkgever of HR-professional kun je deze overeenkomst gebruiken als openingsvoorstel of ter uitwerking van een reeds mondeling afgestemde regeling.

Deze handleiding is geen vervanging van juridisch advies: Laat voor ondertekening altijd een specialist meekijken.

TIP: Kopieer (Ctr c) en plak (Ctr v) de te hieronder te kiezen teksten in een Word-bestand om tot jouw overeenkomst op maat te komen.

1. Contractpartijen:

Benoem de contractpartijen volledig en juist. Bij de werkgever is belangrijk dat de juiste rechtspersoon conform het Handelsregister van de KvK genoemd wordt. De rechtsvorm wordt voor de handelsnaam uitgeschreven, dus bijvoorbeeld ‘De stichting Stichting X’, of ‘De besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid X B.V.’ ,of ‘De vennootschap onder firma X v.o.f.’. Vergeet vervolgens niet de adresgegevens en de geboortedatum van de werknemer op te nemen.

VASTSTELLINGSOVEREENKOMST TER BEËINDIGING VAN DE ARBEIDSOVEREENKOMST MET WEDERZIJDS GOEDVINDEN
De ondergetekenden:
1. Werkgever, de [rechtsvorm] [HANDELSNAAM], hierna ook te noemen ‘Werkgever’, gevestigd te .. aan het adres .. (..), en

2. Werknemer, [de heer /mevrouw] [INITIALEN ACHTERNAAM], hierna ook te noemen ‘Werknemer’, geboren op .. 19.. en wonende te .. aan het adres .. (..);
Hierna gezamenlijk ook te noemen ‘partijen’,

2. De overwegingen:

Nu volgen de overwegingen, ook wel ‘considerans’ genoemd. Daarin worden de achtergronden benoemd. Dit gebeurt op een neutrale wijze en dit zijn vaak standaardbepalingen die soms niet 100% aansluiten bij de feitelijke situatie. Deze passage is van belang voor de WW-beoordeling van UWV. Het is aan te raden om hierin de rechtsverhouding te bevestigen, inclusief datum in dienst, hoogte salaris, etc., alsmede de (neutrale) beëindigingsreden, dat geen sprake is van een dringende reden en dat het initiatief van werkgever uitging .

A. Als de beëindiging plaatsvindt wegens bedrijfseconomische redenen en verval van arbeidsplaats, kan de volgende tekst gebruikt worden.

Overwegende dat:
Werknemer sinds [datum in dienst] werkzaam is bij Werkgever op basis van laatstelijk een arbeidsovereenkomst voor [on]bepaalde tijd tegen een bruto salaris per maand ten bedrage van € […] exclusief vakantietoeslag [, benoeming overige vermeerderingen zoals eindejaarsuitkering, 13e maand, bonus] en emolumenten, voor een arbeidsduur van [..] uren per week;
De positie van Werknemer ten gevolge van bedrijfseconomische omstandigheden volledig en definitief komt te vervallen;
Gebleken is dat een alternatieve oplossing niet voorhanden is en evenmin op afzienbare termijn beschikbaar zal zijn;
Gelet op het bovenstaande bij Werkgever de wens bestaat om de arbeidsovereenkomst te beëindigen, waarbij zij benadrukt dat Werknemer dienaangaande geen verwijt treft, laat staan dat sprake zou zijn van een dringende reden ex artikel 7:678 Burgerlijk Wetboek;
Werknemer aanvankelijk heeft aangegeven in dienst te willen blijven, maar uiteindelijk met Werkgever heeft moeten vaststellen dat er geen reële mogelijkheid meer bestaat tot een vruchtbare voortzetting van de arbeidsovereenkomst;
Partijen bevestigen dat werknemer thans niet ziek of arbeidsongeschikt is en dat geen sprake is van een opzegverbod;
Partijen hun wederzijdse rechten en verplichtingen uitputtend en schriftelijk wensen vast te leggen in deze vaststellingsovereenkomst ex artikel 7:900 Burgerlijk Wetboek e.v. ter beëindiging of ter voorkoming van onzekerheid of geschil;
Partijen sluiten deze vaststellingsovereenkomst na ter zake juridisch te zijn geadviseerd en na zorgvuldig beraad. Werknemer is in dit kader bijgestaan door [De Graauw Legal/ geraadpleegde jurist noemen];

B. Als de beëindiging plaatsvindt om een andere (individuele reden), zoals een verstoorde verhouding, of onenigheid over het functioneren, wordt meestal gesproken over een verschil van inzicht en kan de volgende tekst gebruikt worden.

Overwegende dat:
Werknemer sinds [datum in dienst] werkzaam is bij Werkgever op basis van laatstelijk een arbeidsovereenkomst voor [on]bepaalde tijd tegen een bruto salaris per maand ten bedrage van € […] exclusief vakantietoeslag [, benoeming overige vermeerderingen zoals eindejaarsuitkering, 13e maand, bonus] en emolumenten, voor een arbeidsduur van [..] uren per week;
Zich tussen partijen een verschil van inzicht heeft ontwikkeld over de wijze waarop uitvoering aan de functie van Werknemer dient te worden gegeven, ten gevolge waarvan een vruchtbare voortzetting van de arbeidsovereenkomst niet meer mogelijk is;
Tijdens gesprekken waarin partijen getracht hebben dit verschil van inzicht te overbruggen duidelijk is geworden dat de verschillen te groot zijn om tot een werkbare, aanvaardbare en voor partijen bevredigende oplossing te kunnen komen;
Gebleken is dat een alternatieve oplossing niet voorhanden is en evenmin op afzienbare termijn beschikbaar zal zijn;
Gelet op het bovenstaande bij Werkgever de wens bestaat om de arbeidsovereenkomst te beëindigen, waarbij zij benadrukt dat Werknemer dienaangaande geen verwijt treft, laat staan dat sprake zou zijn van een dringende reden ex artikel 7:678 Burgerlijk Wetboek;
Werknemer aanvankelijk heeft aangegeven in dienst te willen blijven, maar uiteindelijk met Werkgever heeft moeten vaststellen dat er geen reële mogelijkheid meer bestaat tot een vruchtbare voortzetting van de arbeidsovereenkomst;
Partijen bevestigen dat werknemer thans niet ziek of arbeidsongeschikt is en dat geen sprake is van een opzegverbod;
Partijen hun wederzijdse rechten en verplichtingen uitputtend en schriftelijk wensen vast te leggen in deze vaststellingsovereenkomst ex artikel 7:900 Burgerlijk Wetboek e.v. ter beëindiging of ter voorkoming van onzekerheid of geschil;
Partijen sluiten deze vaststellingsovereenkomst na ter zake juridisch te zijn geadviseerd en na zorgvuldig beraad. Werknemer is in dit kader bijgestaan door [De Graauw Legal/ geraadpleegde jurist noemen];

3. De beëindiging en de beëindigingsdatum:

In artikel 1.1 wordt bevestigd dat de arbeidsovereenkomst met wederzijds goedvinden beëindigd wordt en per welke datum. Het is in de praktijk gebruikelijk dat in de vaststellingsovereenkomst tenminste de werkgeversopzegtermijn gehanteerd wordt bij de bepaling van de einddatum. Er wordt gerekend vanaf de ondertekeningsdatum. Wordt eerder beëindigd, dan kan niet eerder en aansluitend reeds WW ingaan en heeft de werknemer dus te maken met een periode zonder loon en uitkering. Dit kan eventueel verdisconteerd worden in een verhoogde vergoeding, maar dat is meestal niet wenselijk (o.a. om fiscale redenen). Het is belangrijk om zorgvuldig (door een jurist) na te laten gaan met welke opzegtermijn, tegen het einde van de maand of periode, gerekend moet worden. Daarbij moeten arbeidsovereenkomst en eventuele cao gecontroleerd worden.

Uiteraard is het ook mogelijk om een latere einddatum te hanteren, als werkgever de werknemer een langere periode voor werk naar werk of outplacement wil bieden. Dat is met name een goede optie bij korte opzegtermijn of wanneer de verhoudingen nog goed zijn en er doorgewerkt kan worden tot deze (latere) einddatum.

A. Als partijen de opzegtermijn, of langer, toepassen bij de bepaling van de einddatum, kan de volgende tekst gebruikt worden.

ZIJN ALS VOLGT OVEREENGEKOMEN:
Artikel 1 – beëindiging met wederzijds goedvinden
Partijen beëindigen de arbeidsovereenkomst met wederzijds goedvinden, op initiatief van werkgever en onder inachtneming van de tussen partijen voor werkgever geldende opzegtermijn, met ingang van [datum] (hierna: ‘de beëindigingsdatum’). Alle arbeidsvoorwaarden blijven van kracht tijdens deze duur van de arbeidsovereenkomst voor zover niet schriftelijk anders is bepaald.

B. Als partijen de opzegtermijn niet toepassingen bij de bepaling van de einddatum, maar reeds eerder willen beëindigen, dan kan de volgende bepaling gebruikt worden. LET OP: Er is geen recht op aansluitende WW-uitkering. Deze optie kan vooral gebruikt worden als de werknemer per die eerdere datum al elders aan de slag kan.

Zijn als volgt overeengekomen:
Artikel 1 – beëindiging met wederzijds goedvinden
Partijen beëindigen de arbeidsovereenkomst met wederzijds goedvinden, op initiatief van werkgever, met ingang van [datum] (hierna: ‘de beëindigingsdatum’). Alle arbeidsvoorwaarden blijven van kracht tijdens deze duur van de arbeidsovereenkomst voor zover niet schriftelijk anders is bepaald.

4. Periode tot de beëindigingsdatum:

Het is belangrijk om in de vaststellingsovereenkomst te bevestigen hoe de periode tussen de ondertekeningsdatum en de beëindigingsdatum ingevuld wordt. Regelmatig is er in de praktijk geen of weinig behoefte bij partijen dat deze periode ‘gewoon uitgewerkt’ wordt. Er wordt dan gehele of gedeeltelijke vrijstelling van werkzaamheden vanaf een bepaalde datum afgesproken. Die tijd kan werknemer dan benutten om de vaak vervelende ontslagkwestie een plek te geven en zich op een toekomst elders te richten. Dit zien we meestal bij ontslagen om persoonlijke redenen, zoals een verstoorde verhouding of disfunctioneren. Bij bedrijfseconomische redenen zien we wat vaker dat nog uitgewerkt wordt, als er tenminste nog werk beschikbaar is.

A. Als de bedoeling is dat werknemer zijn werk tot de einddatum blijft verrichten, kan als artikel 1.2 de volgende tekst gebruikt worden.

2. Tot de beëindigingsdatum blijft Werknemer de werkzaamheden zoals gebruikelijk verrichten en ontvangt Werknemer het reguliere salaris.

B. Is de bedoeling dat werknemer vrijgesteld is van werk na enige periode van overdracht van taken, dan kan de volgende tekst als artikel 1.2 gebruikt worden.

2. Tot [datum] draagt werknemer zorg voor een adequate overdracht van werkzaamheden en taken. Vervolgens is Werknemer tot de beëindigingsdatum volledig vrijgesteld van werkzaamheden en verschijningsplicht. Werknemer ontvangt tot de beëindigingsdatum het reguliere salaris.

C. Is de werknemer al vrijgesteld tijdens de onderhandelingen over de vaststellingsovereenkomst en is de intentie dit tot de einddatum voort te laten duren, of wil werkgever direct bij ondertekening vrijstellen, dan kan het volgende als artikel 1.2 gebruikt worden.

2. Tot de beëindigingsdatum is Werknemer volledig vrijgesteld van werkzaamheden en verschijningsplicht en ontvangt Werknemer het reguliere salaris.

5. (optioneel) Als voor de einddatum al werk elders aanvangt:

Regelmatig gaan werknemers als zij met ontslag te maken krijgen, snel op zoek naar iets anders en maken zij in het eigen netwerk bekend dat ze openstaan voor een nieuwe uitdaging. In sommige gevallen is er al snel succes en kan er al gestart worden vóór de beëindigingsdatum die in de vaststellingsovereenkomst is opgenomen. Dit zien we met name bij langere opzegtermijnen, in welk geval tussen de ondertekeningsdatum en de beëindigingsdatum soms een maand of vier zit.

Als er enige (kleine) kans bestaat dat deze situatie zich voor kan doen, is het verstandig hiervoor een bepaling op te nemen in de vaststellingsovereenkomst.

A. Als de werknemer wordt vrijgesteld van werk, is er ook bij werkgever een belang om vervroegd vertrek te stimuleren. De volgende bepaling kan gebruikt worden als artikel 1.3.

3. Indien met ingang van eerder dan de beëindigingsdatum [maar niet eerder dan de vrijstellingsdatum] door Werknemer een arbeidsovereenkomst elders aanvaard wordt, eindigt de arbeidsovereenkomst tussen partijen in afwijking van artikel 1.1 per die eerdere datum van indiensttreding bij de nieuwe werkgever (hierna ‘de nieuwe beëindigingsdatum’) met wederzijds goedvinden. Werknemer informeert Werkgever wanneer deze situatie zich voordoet. [.. % van*] Het resterende loon inclusief vaste vermeerderingen anders dan reis-, onkosten en pensioenvergoedingen, over de periode gelegen tussen de nieuwe beëindigingsdatum en de beëindigingsdatum ex artikel 1.1 wordt alsdan aan de beëindigingsvergoeding toegevoegd. De loonbetalingsverplichting van Werkgever eindigt dan per de nieuwe beëindigingsdatum. Waar in deze overeenkomst de beëindigingsdatum genoemd wordt, dient alsdan de nieuwe beëindigingsdatum gelezen te worden. Alle overige voorwaarden van deze overeenkomst blijven in die situatie ongewijzigd van kracht.

*Dit percentage kan onderwerp van onderhandeling zijn. De werknemer stelt vaak 100% voor, terwijl de werkgever gewoonlijk meer voor 50% voelt.

B. Als de werknemer niet is vrijgesteld van werk, maar de werkgever wel bereid is de werknemer vervroegd te laten vertrekken als ander werk gevonden is, kan de volgende tekst gebruikt worden als artikel 1.3.

3. Indien met ingang van eerder dan de beëindigingsdatum door Werknemer een arbeidsovereenkomst elders aanvaard wordt, eindigt de arbeidsovereenkomst tussen partijen in afwijking van artikel 1.1 per die eerdere datum van indiensttreding bij de nieuwe werkgever (hierna ‘de nieuwe beëindigingsdatum’) met wederzijds goedvinden. Werknemer informeert Werkgever wanneer deze situatie zich voordoet. De loonbetalingsverplichting van Werkgever eindigt dan per de nieuwe beëindigingsdatum. Waar in deze overeenkomst de beëindigingsdatum genoemd wordt, dient alsdan de nieuwe beëindigingsdatum gelezen te worden. Alle overige voorwaarden van deze overeenkomst blijven in die situatie ongewijzigd van kracht.

C. Als de werknemer niet is vrijgesteld van werk en dus moet uitwerken tot de einddatum en werkgever is bovendien niet bereid de werknemer vervroegd te laten vertrekken (omdat de werknemer nog hard nodig is), dan kan de volgende bepaling als artikel 1.3 toegepast worden.

3. Het is de werknemer niet toegestaan om voor de beëindigingsdatum elders werkzaamheden te verrichten.

6. Eerder ontslag op staande voet of overlijden:

Een werkgever zal doorgaans in de vaststellingsovereenkomst willen bevestigen dat geen rechten meer ontleend kunnen worden aan de vaststellingsovereenkomst indien in de periode tussen ondertekenen en de beëindigingsdatum sprake is van ontslag op staande voet of overlijden van de werknemer.

4. Indien voor de beëindigingsdatum sprake is van een rechtsgeldige opzegging van de arbeidsovereenkomst door werkgever conform artikel 7:677 lid 1 BW (‘ontslag op staande voet’), dan wel sprake is van overlijden van de werknemer, kunnen aan deze overeenkomst door werkgever en werknemer dan wel de erven van werknemer, geen rechten meer ontleend worden.

7. Beëindigingsvergoeding:

Meestal wordt een beëindigingsvergoeding, ook wel ontslagvergoeding genoemd, toegekend. De bepaling van de hoogte van de ontslagvergoeding, is afhankelijk van diverse achtergronden. Laat je hierover adviseren. Een werkgever biedt in het eerste voorstel vaak de transitievergoeding aan. Dat is de ‘magere’ wettelijke ontslagvergoeding die in een vaststellingsovereenkomst vaak als ondergrens fungeert. Meestal kan de werknemer er meer uithalen in onderhandelingen. Dit kan anders zijn als de werknemer zelf het initiatief tot beëindiging heeft genomen of (ernstig) verwijtbaar is.

Als werkgever wil beëindigen zonder adequaat ontslagdossier, dan kan de werknemer stevig onderhandelen over de ontslagvergoeding in de vaststellingsovereenkomst. De werkgever is dan namelijk afhankelijk van de medewerking van de werknemer aan beëindiging, omdat gedwongen ontslag dan niet mogelijk is. In zulke situaties wordt regelmatig (veel) meer dan de transitievergoeding behaald en proberen werknemers soms aansluiting te zoeken bij de vroeger als richtlijn geldende kantonrechtersformule. Ook wordt er regelmatig uitgegaan van het uitgangspunt: Ontslagvergoeding in de vaststellingsovereenkomst = transitievergoeding + uitonderhandelde afkoopsom voor afstand van verweer.

Een proefberekening van de transitievergoeding maak je hier en een proefberekening van de kantonrechtersformule maak je hier.

De volgende tekst kan gebruikt worden voor de beëindigingsvergoeding.

Artikel 2 – beëindigingsvergoeding
Werkgever zal uiterlijk 30 dagen na de beëindigingsdatum aan Werknemer uit billijkheidsoverwegingen een eenmalige bruto beëindigingsvergoeding voldoen ten bedrage van € [ …,- ] (zegge: […] euro) in het kader van de beëindiging van de arbeidsovereenkomst. In deze beëindigingsvergoeding is de transitievergoeding ex artikel 7:673 BW verdisconteerd. Er vindt derhalve geen aanvullende betaling meer plaats van een transitievergoeding.

8. Eindafrekening:

Na de beëindiging van het dienstverband hoort, gewoonlijk binnen 30 dagen, een financiële eindafrekening plaats te vinden. Het is verstandig om in de vaststellingsovereenkomst te benoemen welke posten met de eindafrekening afgerekend worden. De vaststellingsovereenkomst is namelijk een volledige en uitputtende regeling met finale kwijting. Dat betekent dat er niets anders meer voldaan wordt dan benoemd is in de overeenkomst. Bedenk daarom goed wat nog afgerekend moet worden, inclusief eventuele openstaande posten uit het verleden. Wat niet vermeld wordt, kan later niet meer gevorderd worden. Wees dus volledig en vermijd zoveel mogelijk ‘open eindjes’.

Posten waar de eindafrekening zich over uit behoort te laten zijn altijd:

Betaling van vakantiegeld naar rato
De verrekening van (openstaand) verlof

Posten die in de eindafrekening benoemd moeten worden, als deze in de persoonlijke situatie een rol kunnen spelen zijn onder meer:

Betaling van eindejaarsuitkering of dertiende maand naar rato
Betaling van bonus
Terugbetaling conform een studiekostenregeling
(Terug)betaling van andere schulden, zoals leningen of voorschotbetalingen
Afwikkeling van een aandelen- of optieregeling

De volgende basisbepaling kan gebruikt worden voor de eindafrekening. Als er nog andere posten aan de orde zijn die afgerekend worden, of juist vervallen, dan is aan te raden deze bepaling uit te breiden door die posten en de partijbedoeling daaromtrent te benoemen.

A. Als er uitbetaling van openstaand verlof plaatsvindt:

Artikel 3 – eindafrekening
Met inachtneming van het in deze overeenkomst bepaalde vindt binnen een maand na de beëindigingsdatum een reguliere eindafrekening plaats met uitbetaling van vakantiegeld naar rato en het openstaande saldo vakantiedagen en verlofuren.

B. Als er geen uitbetaling van openstaand verlof plaatsvindt en dit nihil is of nihil geacht wordt, kan de volgende tekst gebruikt worden. Dit is gebruikelijk als er geen verlof meer is omdat het gebruikt is, of als de werknemer langdurig vrijgesteld is van werkzaamheden.

Artikel 3 – eindafrekening
Met inachtneming van het in deze overeenkomst bepaalde vindt binnen een maand na de beëindigingsdatum een reguliere eindafrekening plaats met uitbetaling van vakantiegeld naar rato. Het openstaande saldo vakantiedagen en verlofuren wordt nihil en genoten geacht.

9. Werkgeversvergoeding van kosten voor juridisch advies:

Het is in de praktijk gebruikelijk dat werkgever een budget voor juridisch advies opneemt in de vaststellingsovereenkomst. Dat is ook redelijk wanneer de werknemer tenminste niet ernstig verwijtbaar is of zelf het initiatief tot beëindiging heeft genomen. Werkgever heeft een belang bij beëindiging met wederzijds goedvinden boven beëindiging via een procedure. Een vaststellingsovereenkomst is prettiger, makkelijker, sneller, zekerder en goedkoper. Het is reëel dat daar tegenover staat dat werkgever, binnen bepaalde kaders, de juridische advieskosten van werknemer vergoedt. Dan kan de werknemer bovendien achteraf niet zeggen dat hij de gevolgen niet goed heeft kunnen overzien.

Wanneer werkgever in het eerste voorstel nog geen budget voor juridisch advies opgenomen heeft, is dit vaak alsnog te regelen. In de praktijk stellen werkgevers vaak € 750,- ex btw beschikbaar in niet al te ingewikkelde zaken. Bij meer gecompliceerde zaken en hoger geplaatst personeel wordt regelmatig een hoger budget opgenomen.

Artikel 4 – vergoeding van kosten voor rechtsbijstand
Werkgever zal kosten van Werknemer voor arbeidsrechtelijke juridische ondersteuning in verband met de beëindiging van de arbeidsovereenkomst voldoen tot maximaal € [ …,- ] (zegge: […] euro) exclusief btw, inclusief kantoorkosten of overige toeslagen. De factuur wordt conform nadere instructie van Werkgever op naam van Werknemer dan wel op naam van Werkgever gesteld. Indien de factuur op naam van Werkgever wordt gesteld, wordt hierin vermeld dat het werkzaamheden betreft die ten behoeve van de Werknemer zijn verricht. De factuur wordt door de juridisch adviseur rechtstreeks aan Werkgever verschaft en wordt binnen drie weken na ontvangst rechtstreeks door Werkgever aan de juridisch adviseur voldaan.

10. Bedrijfseigendommen:

Het is aan te raden om een bepaling op te nemen over de inlevering van bedrijfseigendommen die de werknemer in bezit heeft. Wanneer dit niet, of niet meer, het geval is, dan is ook goed dit te bevestigen. Heeft werknemer gebruiksartikelen in bezit, zoals een mobiele telefoon, laptop en/of auto van de zaak, dan is verstandig om te vermelden tot wanneer deze gebruikt mogen worden.

A. Als werknemer geen bedrijfseigendommen heeft gekregen of deze al ingeleverd heeft:

Artikel 5 – bedrijfseigendommen
Partijen bevestigen dat Werknemer geen bedrijfseigendommen (meer) in bezit heeft die ingeleverd moeten worden.

B. Als werknemer doorwerkt tot de beëindigingsdatum en tot die tijd dus ook de bedrijfseigendommen blijft gebruiken:

Artikel 5 – bedrijfseigendommen
Werknemer zal de in bezit zijnde bedrijfseigendommen voor de beëindigingsdatum naar behoren en tegen behoorlijk bewijs van ontvangst bij Werkgever (doen) inleveren. Werknemer mag tot de beëindigingsdatum op de gebruikelijke wijze en tegen de gebruikelijke kosten ten laste van werkgever gebruik blijven maken van deze zaken.

C. Als werknemer is vrijgesteld van werk, moet gekozen worden of de bedrijfseigendommen spoedig na vrijstelling ingeleverd moeten worden, of dat werknemer deze mag behouden tot de beëindigingsdatum. Bij sleutels, mappen met bedrijfsinformatie en dergelijke is redelijk dat deze snel ingeleverd moeten worden. In geval van een mobiele telefoon en auto die ook privé gebruikt worden, is vaak redelijk dat deze tot de einddatum gebruikt mogen worden. Zo heeft de werknemer ook enige tijd om iets nieuws te regelen. Bij behoud tot de einddatum kan bovengenoemde bepaling gebruikt worden. Bij snelle inlevering, kan de volgende tekst gekozen worden.

Artikel 5 – bedrijfseigendommen
Werknemer zal de in bezit zijnde bedrijfseigendommen binnen een week naar behoren en tegen behoorlijk bewijs van ontvangst bij Werkgever (doen) inleveren. Werknemer mag geen gebruik meer maken van deze zaken.

TIP: Soms wordt behoud van bepaalde zaken, zoals een iPhone of laptop, of telefoonnummerbehoud in de onderhandelingen betrokken.

(optioneel) Auto van de zaak:

A. Wanneer werknemer beschikt over een auto van de zaak en hij werkt tot de einddatum door, dan is gebruikelijk dat hij deze ook blijft gebruiken. Wordt de werknemer vrijgesteld en is er sprake van privégebruik en bijtelling, dan kan ook redelijk zijn dat werknemer deze tot de einddatum mag blijven berijden. De volgende tekst kan in deze situaties aan artikel 5 toegevoegd worden:

Werknemer behoudt en gebruikt de ter beschikking gestelde auto conform de gebruikelijke overeengekomen condities tot de beëindigingsdatum. Werknemer is geen kosten of boetes verschuldigd ter zake de inlevering van de auto c.q. de mogelijke tussentijdse beëindiging van de leaseovereenkomst.

B. Wanneer werknemer beschikt over een auto van de zaak die niet tevens privé bereden wordt en die dus niet bijgeteld wordt, dan is gebruikelijk dat deze bij vrijstelling direct ingeleverd wordt. Hiervoor kan de volgende tekst aan artikel 5 toegevoegd worden:

Werknemer levert de ter beschikking gestelde auto binnen een week schoon en in goede staat in bij Werkgever tegen behoorlijk bewijs van ontvangst. Werknemer is, met uitzondering van de rit voor inlevering, niet meer geoorloofd van de auto gebruik te maken. Werknemer is geen kosten of boetes verschuldigd ter zake de inlevering van de auto c.q. de mogelijke tussentijdse beëindiging van de leaseovereenkomst.

TIP: Controleer de lease- en gebruikersovereenkomst van de auto. Onder voorwaarden kan (gunstige) overname van de auto door de werknemer een optie zijn, als dat gewenst is.

11. Getuigschrift:

Het is gebruikelijk dat in een vaststellingsovereenkomst nadere invulling gegeven wordt aan het te verschaffen getuigschrift en de eventuele referenties. De wettelijke verplichting tot het verschaffen van een getuigschrift, biedt werknemer geen zekerheid dat dit positief zal zijn en bij kan dragen aan het vinden van werk elders. Daarom wordt meestal een ‘positief’ getuigschrift gevraagd.

A. Als de werkgever bereid medewerking te verlenen aan een positieve aanbeveling:

Artikel 6 – getuigschrift
Werknemer zal binnen 17 dagen een positief luidend getuigschrift van Werkgever ontvangen waarin aangegeven wordt dat Werknemer zich positief en vakbekwaam voor de organisatie ingespannen heeft. Indien werkgever als referentie benaderd wordt, zal zij positief en in lijn met het getuigschrift verklaren.

B. Als de werkgever wel bereid is een positief getuigschrift op te stellen, maar er kritiek is geweest op het functioneren en werkgever enkel waarheidsgetrouw wil verklaren:

Artikel 6 – getuigschrift
Werknemer zal binnen 17 dagen een positief luidend getuigschrift van Werkgever ontvangen waarin Werkgever zich op waarheidsgetrouwe basis zal richten op enkel die aspecten die Werkgever als positief ervaren heeft. Indien werkgever als referentie benaderd wordt, zal zij in lijn met het getuigschrift verklaren.

C. Als de werkgever niet bereid is een positief getuigschrift te verschaffen.

Artikel 6 – getuigschrift
Werknemer zal binnen 17 dagen een neutraal getuigschrift van Werkgever ontvangen.

12. Concurrentiebeding en relatiebeding:

Onderwerp van onderhandeling kan zijn of de werknemer in de vaststellingsovereenkomst al dan niet ontheven wordt uit een geldend concurrentiebeding en/of relatiebeding. Het is verstandig over dit onderwerp nooit te zwijgen in de vaststellingsovereenkomst, omdat misverstanden of onduidelijkheid hierover zeer onwenselijk zijn.

A. De werknemer zal doorgaans vragen ontheven te worden uit deze bedingen. Als de werkgever het initiatief tot beëindiging heeft genomen en geen zwaarwegende belangen heeft tegen ontheffing, dan is dit ook gebruikelijk. De volgende tekst kan gebruikt worden in deze situatie en in de situatie waarin reeds geen concurrentie- of relatiebeding overeengekomen was.

Artikel 7 – concurrentie en relaties
Partijen bevestigen dat Werknemer niet (meer) gehouden is aan enig concurrentie- of relatiebeding.

B. Wanneer werkgever in het geheel niet bereid is de werknemer te ontheffen, dan kan onderstaande tekst geselecteerd worden. Dit kan reëel zijn wanneer werknemer het initiatief tot beëindiging heeft genomen, of een zeer concurrentiegevoelige positie bekleedt.

Artikel 7 – concurrentie en relaties
Partijen bevestigen dat het tussen partijen overeengekomen concurrentie- en relatiebeding onverminderd van kracht blijven.

C. Soms is wenselijk dat een compromis gezocht wordt. Gehele ontheffing is dan voor werkgever een brug te ver, vaak met name als het gaat om concurrerende activiteiten voor relaties. Geheel behoud van de bedingen is dan voor werknemer niet redelijk: De huidige bedingen zijn erg ruim en belemmeren te vergaand om ander werk te vinden. In deze situaties kan onderhandeld worden over een nieuw, afgezwakt beding. De volgende tekst kan gebruikt worden:

Artikel 7 – concurrentie en relaties
Partijen bevestigen dat Werknemer niet (meer) gehouden is het eerder overeengekomen concurrentie- en relatiebeding. In plaats daarvan zal tussen partijen in dit kader het volgende gelden:
[ … invoegen tekst nieuw overeen te komen concurrentie- of relatiebeding/ bijvoorbeeld afzwakking tot een verbod van 12 maanden op ‘concurrerende activiteiten ten behoeve van relaties van werkgever’ … ]

13. (optioneel) Outplacement en werk naar werk vergoedingen:

Soms is werkgever bereid kosten voor de werknemer te vergoeden die de kansen op de arbeidsmarkt vergroten. Er wordt dan in de vaststellingsovereenkomst een budget voor outplacement of voor kosten ‘werk naar werk’ opgenomen. Dit komt vooral voor bij:

Relatief oudere werknemers,
Lange dienstverbanden,
Werknemers met een zwakke arbeidsmarktpositie,
Werknemers die specifiek aangegeven hebben behoefte te hebben aan vergoeding van dergelijke kosten,
Vertrekregelingen op basis van een sociaal plan.

Het kan fiscaal gunstig zijn om rechtstreekse werkgeversvergoeding van zulke kosten af te spreken. Dan wordt namelijk betaald uit de ‘bruto pot’ en is regelmatig de BTW verrekenbaar als voorbelasting. De hoogte van dit budget, als hier al sprake van is, loopt in de praktijk nogal uiteen. Vaak is het ongeveer een maandloon, althans gelegen tussen € 1.000,- en € 8.000,-.

Als partijen hier een regeling voor op willen nemen dan kan ergens in de vaststellingsovereenkomst de volgende tekst ingevoegd worden.

Artikel [..] – vergoeding van kosten voor werk naar werk
Werkgever zal kosten van Werknemer voor door Werknemer te selecteren begeleiding ter zake employability, waaronder in ieder geval begrepen outplacement, loonbaanbegeleiding, coaching, opleiding en/of cursus, voldoen tot maximaal € [ ..,- ] (zegge: euro) exclusief btw, voor zover de factuur of facturen rechtstreeks en op haar naam gesteld door Werkgever ontvangen worden. De factuur of facturen dienen uiterlijk 6 maanden na de beëindigingsdatum door Werkgever te zijn ontvangen. Deze kosten worden niet in mindering gebracht op de beëindigingsvergoeding. Wanneer dit budget niet, of niet geheel benut wordt, vindt geen uitbetaling van dit eventuele saldo plaats.

13. (optioneel) ziek uit dienst:

Het is niet aan te raden om een vaststellingsovereenkomst tijdens ziekte te tekenen. Dan gaat immers het recht op een (WW-)uitkering waarschijnlijk verloren. Dit kan anders zijn na twee jaar ziekte, wanneer de wettelijke ontslagbescherming tijdens ziekte is verstreken.

Werkgevers kunnen te maken krijgen met negatieve consequenties wanneer de werknemer ziek uit dienst gaat, of zich binnen 28 dagen na de einddatum ziek meldt. Daarom hechten werkgever er belang aan om die situatie zicht op de re-integratie te houden en te bevorderen dat werknemer er alles aan doet om zo snel mogelijk weer beter te kunnen melden. Hiervoor willen werkgevers vaak een bepaling als de volgende in de vaststellingsovereenkomst invoegen.

Artikel [..] – ziekmelding na overeenstemmingsdatum
Voor zover redelijkerwijze mogelijk zal Werknemer zich tot en met 28 dagen na de beëindigingsdatum niet ziek melden.
Indien Werknemer zich door thans onvoorziene omstandigheden toch gedwongen ziet zich ziek te melden in de periode tot en met 28 dagen na de beëindigingsdatum, is Werknemer verplicht om:
a. Dit binnen één werkdag bij Werkgever te melden en gehoor te geven aan een oproep van de bedrijfsarts en/of arbeidsdeskundige die door of namens Werkgever wordt ingezet.
b. Aan Werkgever alle informatie te verstrekken die Werknemer op grond van de Ziektewet en/of de Wet WIA (ook) aan het UWV dient te verstrekken. Indien Werknemer geen toestemming geeft medische gegevens aan Werkgever te verstrekken dient Werknemer deze wel aan de bedrijfsarts te verstrekken.
c. Alle verplichtingen na te komen die volgen uit de Ziektewet en de Wet WIA.
De verplichtingen die genoemd zijn onder sub a tot en met c van dit artikel blijven bestaan zolang Werknemer arbeidsongeschikt blijft en een Ziektewetuitkering geniet. Wanneer Werknemer volledig hersteld is, dan eindigen de verplichtingen tenzij Werknemer binnen 4 weken na herstelmelding opnieuw arbeidsongeschikt raakt en voordien niet in dienst is getreden bij een andere werkgever. Werknemer zal zowel herstel als een eventuele nieuwe ziekte onmiddellijk bij werkgever melden.

In de praktijk willen werkgevers deze regeling nogal eens extra kracht bijzetten door een boetebeding bij overtreding toe te voegen, zoals het onderstaande. Dit kan soms echter tot discussies leiden en is vaak onredelijk belastend voor de werknemer. Daarom raden wij meestal zo’n boeteclausule af.

4. Bij overtreding door Werknemer van dit artikel, is Werknemer een direct opeisbare boete aan Werkgever verschuldigd à € 1.000,- per overtreding te vermeerderen met € 100,- per dag dat de overtreding voortduurt. Deze boete geldt onverminderd het recht van Werkgever om de hierdoor werkelijk geleden schade te verhalen.

14. Standaardbepalingen:

Een vaststellingsovereenkomst bevat meestal standaardbepalingen over geheimhouding, berichten naar derden, herroeping, ontbinding en finale kwijting. Hiervoor kunnen gewoonlijk de volgende teksten gebruikt worden.

Artikel 8 – geheimhouding en berichten naar derden
Partijen betrachten geheimhouding over de inhoud van deze overeenkomst en de omstandigheden die aanleiding hebben gegeven tot het sluiten van deze overeenkomst, behoudens informatie die op grond van een wettelijke verplichting moet worden verstrekt. Het staat Werknemer vrij om informatie en een afschrift van deze overeenkomst aan UWV te verschaffen in het kader van een uitkeringsaanvraag.
Werknemer betracht geheimhouding over vertrouwelijke informatie betreffende Werkgever waarmee Werknemer in verband met de arbeidsovereenkomst bekend is geworden. Voor zover tussen partijen een geheimhoudingsbeding is overeengekomen, blijft dit onverkort van kracht.
Partijen ondernemen geen activiteiten waarbij zij elkaar in diskrediet kunnen brengen dan wel waarbij zij de wederzijdse belangen kunnen schaden. Naar derden laten partijen zich niet negatief over elkaar uit.
Artikel 9 – herroepingsrecht en ontbinding
Werkgever wijst Werknemer op de wettelijke bedenktermijn die Werknemer het recht geeft om deze vaststellingsovereenkomst zonder opgaaf van redenen, binnen veertien dagen na de datum waarop de overeenkomst tot stand is gekomen, door een schriftelijke, aan de werkgever gerichte, verklaring te ontbinden. Hierdoor heeft Werknemer de mogelijkheid om binnen die termijn de beslissing om met deze vaststellingsovereenkomst in te stemmen te herroepen.
Partijen doen, met uitzondering van ontbinding door Werknemer gedurende de bedenktermijn conform lid 1 van dit artikel, voor zover zulks rechtens geoorloofd is, over en weer afstand van het recht deze vaststellingsovereenkomst gerechtelijk of buitengerechtelijk te vernietigen of te ontbinden.
Artikel 10 – finale kwijting
Behoudens het vorenstaande verklaren partijen over en weer ter zake van de arbeidsovereenkomst, de beëindiging daarvan en anderszins, waaronder tevens begrepen ter zake enige studieovereenkomst, niets meer van elkaar te vorderen te hebben. Nadat onderhavige overeenkomst is uitgevoerd, verlenen partijen elkaar over en weer algehele en finale kwijting.
Aldus overeengekomen op [ werkelijke overeenstemmingsdatum ] , opgemaakt in tweevoud en ondertekend:
Werkgever, [handelsnaam en rechtsvorm],
Voor deze:
Plaats:
Handtekening:
Werknemer, [de heer/mevrouw Naam],
Plaats:
Handtekening:

LET OP: Met de finale kwijting wordt bevestigd dat er later geen andere vorderingen meer mogelijk zijn. Als er (mogelijke) vorderingen zijn die buiten de vaststellingsovereenkomst gelaten moeten worden omdat partijen het daar bijvoorbeeld nog niet over eens zijn, dan is belangrijk dit expliciet uit te sluiten in het artikel van de finale kwijting. Dit komt overigens in de praktijk niet heel veel voor. Hierbij kan gedacht worden aan bijvoorbeeld een geschil over een aandelenregeling, of uitsluiting van tijdens het werk opgelopen letselschade. Een uitsluiting van kwijting kan verwerkt worden door de volgende tekst aan het slot van dit artikel toe te voegen:

Deze finale kwijting ziet evenwel nadrukkelijk niet op [ benoeming schade of kwestie ], hetgeen partijen uitsluiten van de finale kwijting.

Tot slot:

Je hebt nu een op maat gemaakte (concept) vaststellingsovereenkomst ter beëindiging van de arbeidsovereenkomst opgesteld. Hopelijk heb je deze handleiding als nuttig ervaren. Is dat inderdaad zo, dan wordt een link naar dit artikel of een social share via bovenstaande buttons op prijs gesteld. Heb je nog vragen, of wil je ondersteund worden, neem dan contact op via onderstaande gegevens. Wij helpen je graag verder!